8.1 流程總覽
| 頁面 | 何時使用 |
|---|---|
| 訂單銷售 | 客人（散客或企業）要購買禮券時，建立銷售訂單、收款、交券 |
| 券號查詢 | 拿到一張券想知道它的狀態、餘額、效期、在哪個倉庫、用過沒 |
| 退貨申請 | 已售出的券要退貨退款時，審核退貨單（同意 / 不同意） |
| 禮券換發 | 券毀損、瑕疵等原因需要「舊券換新券」時執行換發 |
8.2 訂單銷售
建立禮券銷售訂單的地方。散客臨櫃買券、企業大宗購券，都從這裡開單。
查詢條件與狀態
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 訂單編號 | 格式 VS + 年月 + 流水號，例：VS202605000070 |
| 券號 | 用某張券反查它屬於哪張訂單 |
| 購買人姓名 / 接收手機 | 依購買人資訊查詢 |
| 發行類型 | 全部 / 電子 / 紙本 |
| 購買人類型 | 全部 / 散客 / 企業 |
訂單狀態常見三種：暫存（草稿）、審核中（企業月結單等待審核）、訂單成立（交易完成）。
8.2.1 新增訂單（核心流程）
點右上角「新增」開啟訂單視窗，由上而下依序填寫五個區塊。
區塊 1：基本訂單資訊
- 選擇「發行類型」：電子或紙本
- 選擇「券類型」
- 選擇「購買人類型」：散客或企業
企業需先建立於「企業維護」（見第 6.4 節）；企業訂單可套用「企業折扣」，月結企業的訂單送出後會先進入「審核中」。
區塊 2：購買人資訊與派送方式
- 填寫購買人姓名、統一編號（開立發票需要）
- 選擇「禮券派送方式」
- 紙本券：現場領取 或 寄送。
- 電子券：歸戶（直接進會員帳戶）、簡訊發出 或 Email發出。
區塊 3：訂單明細（要賣哪些券）
- 紙本券：加入實體券
- 券號區間 — 輸入起始與結束券號/券序號 → 點「加入券號」（可用掃描槍逐張刷入）。
- 整本加入 — 輸入券本號 → 點「加入券本號」。
下方「統計資訊」會自動加總總券數與總面額，請與實際交付的券核對。
- 電子券：輸入數量與接收資訊
依畫面欄位輸入要發出的張數，與接收的會員／手機／Email。
區塊 4：價格計算與訂單支付
- 確認「訂單金額」與「券總金額」
由訂單明細自動計算。
- 選擇「折扣類型」：無折扣 / 外加 / 內含
企業訂單符合「企業折扣」條件時依規則套用；一般散客通常是「無折扣」。
- 登錄收款：選擇支付工具（現金 / 匯款）→ 輸入支付金額 → 點「新增」
可分多筆支付（例如部分現金＋部分匯款）。下方「已支付金額」與「尚欠金額」要歸零才算收款完成。
區塊 5：狀態和備註 → 送出
- 視需要輸入發票資訊
手機條碼載具格式：
/＋ 7 碼（大寫英文、數字、+、-、.），例如/ABC+123；或輸入愛心碼捐贈發票。 - 填寫備註（例如「月結」「折扣說明」）
- 點「存檔」正式成立訂單；還沒收款完成可先「暫存」
8.2.2 查看訂單
- 放大鏡 — 檢視訂單完整內容（購買人、明細、支付、備註）。
- 清單圖示 — 查看這張訂單的券明細（每張券號）。
- 文件圖示 — 訂單成立後可開啟收據 / 發票資訊。
- 訂單編號本身點下去是「複製」，方便貼到其他頁面查詢。
8.3 券號查詢
客服最常用的查詢工具：輸入券號，馬上知道這張券「是什麼券、還有多少錢、有沒有過期、在誰手上、用過沒」。
- 輸入完整券號（可用掃描槍刷券上條碼）→ 點「查詢」
- 判讀結果卡片
欄位 說明 券種名稱 / 券面額 / 券餘額 這張券是什麼、值多少、還剩多少可用 狀態 例如 正常；異常狀態請依畫面顯示處理 有效期起 / 止 券的可用期間 訂單編號 顯示「—」代表還沒售出；有編號代表已售出，可回訂單銷售查那張單 所在倉庫 未售出的券目前放在哪個倉庫 - 往下捲動看「使用歷程」
列出每筆消費：交易時間、交易類型、金額/數量、商店名稱、終端機號碼。客人詢問「我的券被扣了什麼」就看這裡。
8.4 退貨申請
已售出的禮券要退貨時，退貨單會出現在這個頁面等待審核。 有審核權限的人員在此檢視退貨內容，決定「同意」或「不同意」。
8.4.1 查詢退貨單
- 輸入退貨單號（
VR開頭）或訂單編號（VS開頭） - 勾選狀態（審核中 / 核准 / 駁回）→ 點「查詢」
- 看「功能」欄圖示
放大鏡＝檢視；審核中的單多一支鉛筆＝進入審核。
8.4.2 審核退貨單
- 點審核中退貨單的 鉛筆圖示
- 核對內容
退貨單號、原訂單編號、退貨金額、手續費，以及下方要退的每一張券（券類型、券種、券號、面額）。
- 輸入「審核說明」→ 點「同意」或「不同意」
- 同意 — 狀態變「核准」，退貨成立，券作廢／收回。
- 不同意 — 狀態變「駁回」，退貨不成立。
核准退貨會使券失效且需退款，動作無法自行復原。請確認實體券已收回、退款金額正確，再點「同意」。
8.5 禮券換發
客人的紙本券毀損、印刷瑕疵，或其他原因需要「舊券換新券」時使用。 換發會把舊券作廢，改發等值的新券，並留下操作紀錄可查。
8.5.1 執行換發
- 點右上角「執行換發」
- 在「舊券（要換掉的券）」輸入舊券券號 → 點「新增」
可逐張加入多張，下方顯示「舊券合計」金額。
- 在「新券（要換發的券）」輸入要交給客人的新券券號 → 點「新增」
新券請先從倉庫取出未售出的券；「新券合計」需與舊券合計相同。
- 填寫「換發原因」
例如「券面毀損換發」。
- 點「確定換發」
完成後舊券作廢、新券生效；把新券交給客人，舊券收回留存。
8.5.2 查詢換發紀錄
- 設定「操作日期起 / 迄」（預設為當天，可往前調整）
- 可再用券號、操作單號、操作人縮小範圍 → 點「查詢」
- 結果列表顯示：操作單號、操作日期時間、換發金額、換發原因、券類型、舊/新券數量、操作人
8.6 實務情境演練
散客臨櫃購買 10 張 1000 元紙本禮券
「我要買 10 張一千元禮券送人，開發票給我。」
處理流程：
- 從櫃檯庫存取出 10 張連號券。
- 進入「訂單銷售」→「新增」。
- 發行類型「紙本」、券類型「禮券」、購買人類型「散客」。
- 填購買人姓名；派送方式選「現場領取」。
- 訂單明細輸入起始～結束券號 → 「加入券號」；核對統計為 10 張、10,000 元。
- 折扣類型「無折扣」；支付工具「現金」、金額 10,000 → 「新增」，確認尚欠金額為 0。
- 客人要載具就輸入手機條碼 → 點「存檔」。
- 交付券與發票，完成。
客人拿券來問「這張還能用嗎？」
「這張提貨單放很久了，不知道過期沒？之前是不是用過？」
處理流程：
- 進入「券號查詢」，掃描或輸入券號 → 「查詢」。
- 看狀態與「有效期止」：正常且未過期即可使用。
- 看「券餘額」與「使用歷程」，向客人說明剩餘金額與過去消費紀錄。
- 若狀態異常（已作廢、已退貨等），依畫面資訊向客人說明，必要時回報主管。
禮券被洗衣機洗爛，客人要求換新
「券泡爛了但號碼還看得到，可以換一張嗎？」
處理流程：
- 先用「券號查詢」確認該券狀態正常、餘額完整（依公司規定核對身分／購買證明）。
- 從庫存取出同券種、同面額的新券。
- 進入「禮券換發」→「執行換發」。
- 舊券區輸入毀損券券號、新券區輸入新券券號，確認兩邊合計金額一致。
- 換發原因填「券面毀損換發」→「確定換發」。
- 新券交給客人，毀損舊券收回留存核銷。
8.7 常見問題（FAQ）
| 問題現象 | 原因 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 訂單「存檔」後狀態是「審核中」 | 月結企業的訂單需要先經審核。 | 正常流程；待審核通過變成「訂單成立」再交券。 |
| 券號加入訂單時失敗 | 券不在可售倉庫、券號打錯、或已被其他訂單使用。 | 用「券號查詢」確認該券狀態與所在倉庫；必要時先辦理轉倉（第 7.3 節）。 |
| 「存檔」按不下去或送出失敗 | 必填欄位未填，或「尚欠金額」不是 0。 | 依畫面紅字提示補齊；確認支付金額加總等於訂單金額。 |
| 券號查詢顯示「訂單編號 —」 | 這張券還沒售出，仍在倉庫。 | 正常現象；「所在倉庫」欄會顯示目前位置。 |
| 找不到某筆換發紀錄 | 查詢日期預設只帶當天。 | 把「操作日期起」往前調整再查。 |
| 退貨核准後客人反悔 | 核准後券已作廢，無法自行還原。 | 依公司規定重新開立銷售訂單處理，並回報主管。 |
- 賣券前先確認券在自己的倉庫（不夠先轉倉）。
- 收款完「尚欠金額＝0」再存檔。
- 任何券況疑問，先開「券號查詢」。
- 退貨、換發都會留下紀錄，備註寫清楚原因。