客服教育訓練手冊 · v1.0 / 2026-05
CHAPTER 03

發票補登

會員消費當下沒出示會員卡？可透過發票補登流程補上交易與會員關聯。
本章帶您熟悉補登發票、補登交易、退補登發票與交易沖正四種作業。

⏱ 預計閱讀 15 分鐘 📋 4 種類型 · 3 個情境 · 6 條 FAQ

3.1 何時使用這個功能

「發票補登」是處理「消費當下沒會員身分，事後要補上」的工具，共有 4 種情境：

①
補登發票

會員當下忘了出示會員卡，事後拿發票來補登，把交易掛在會員身上。

②
補登交易

系統根本沒這筆交易（POS 異常 / 漏建），需要服務人員手動建立。

③
退補登發票

已補登的發票要取消，例如會員退貨或補登錯誤。

④
交易沖正

已補登的交易金額有誤，需要調整。

補登會影響哪些資料？

依補登類型不同，系統可能會：

  1. 建立發票補登紀錄。
  2. 將交易綁定到會員，或建立新的補登交易。
  3. 進行活動計算，並依計算結果背景處理點數、券或贈品等資產。
  4. 背景同步精誠 KgIms 相關紀錄。

所以補登不是單純改文字紀錄，送出前請務必再次確認。

3.2 頁面總覽

發票補登列表頁
圖 3-1 發票補登列表頁（含搜尋區與紀錄列表，可看到 4 種補登類型彩色標籤）

主畫面結構

區塊內容
① 搜尋區發票號碼、會員編號、補登類型、日期選擇、狀態（啟用 / 停用）
② 操作按鈕區右上角「發票補登」按鈕；開啟後以分頁切換「補登發票」「補登交易」「退補登發票」「交易沖正」
③ 紀錄列表每列顯示：發票號碼、會員編號、會員姓名（隱碼）、補登類型、交易金額、交易時間、狀態、建立時間、建立人員；功能欄可「查看」，符合條件時顯示「退補登」。

狀態標籤對照

狀態含義可後續操作
完成 (Status=1)補登成功可「退補登」
失敗 (Status=0)補登失敗查看失敗原因；無法退補登
退補登已退補登的紀錄僅供查看

3.3 功能與操作步驟

3.3.1 補登發票（類型 1）— 最常用

會員消費當下沒出示會員卡，事後拿發票來，把該筆交易掛在會員名下。

發票補登彈窗
圖 3-2 發票補登彈窗（含四個補登作業分頁與發票輸入區）
  1. 列表頁右上角點「發票補登」按鈕

    系統開啟「新增發票補登」視窗，預設停在「補登發票」分頁。

  2. 確認分頁為「補登發票」
  3. 輸入發票號碼（10 碼）並點「查詢發票」

    系統查詢該發票，顯示交易編號、交易時間、交易金額、ProcessCode、專櫃代碼、專櫃名稱、POS 機號、原有會員、支付明細與商品明細。

  4. 確認交易資訊正確

    與會員手中發票核對：日期、金額、店家是否相符。

  5. 輸入會員卡號並點「查詢」

    系統會帶出會員資料供核對。

  6. 確認備註後點「儲存」

    系統建立補登紀錄並依程式流程處理會員綁定、活動計算與背景同步。

  7. 等待結果訊息

    成功會回到列表並重新查詢；失敗則顯示原因。

無法補登的情況
  • 發票號碼在黑名單：可能是已知異常的發票，需請主管處理。
  • 該發票已被補登過：請先確認該交易是否已掛在會員身上。
  • 會員停用 / 不存在：請先處理會員狀態。
  • 交易已退貨或取消：畫面會提示，無法進行補登或沖正操作。

3.3.2 補登交易（類型 2）— 系統根本沒這筆

較少用：當 POS 系統因故漏建交易、或交易資料未進系統時。

  1. 列表頁點「發票補登」按鈕

    同樣的入口；在視窗中切換到「補登交易」分頁。

  2. 選擇會員識別方式並查詢會員

    可選「會員編號」或「會員卡號」。

  3. 填入交易資訊
    • 專櫃
    • 客戶端交易序號
    • 交易時間
    • 發票號碼（格式：2 英文 + 8 數字）
    • 發票金額、交易金額
  4. 新增支付明細

    按「新增支付方式」，填入支付方式、支付卡號與支付金額。

  5. 新增購買商品明細

    按「新增商品」，填入商品類別、購買數量與商品單價；系統會計算小計。

  6. 檢查資料無誤後，點「儲存」

    系統建立補登交易，並依程式流程進行後續計算與背景處理。

補登交易要慎重

因為會建立新的補登交易，請務必：

  • 確認會員手中的紙本發票真實存在
  • 確認 POS 真的沒有這筆紀錄（可在「客服-會員 / 消費紀錄」先查一次）
  • 有疑慮請先請主管核可

3.3.3 退補登發票（類型 3）

已補登的發票要取消（例如：會員退貨、補登錯會員或需要取消補登）。

  1. 在列表中找到目標補登紀錄

    用發票號碼或會員編號搜尋。

  2. 確認紀錄狀態為「完成」

    只有完成狀態才能退補登；失敗或已退補登的不能再退。

  3. 點該列右側的「退補登」按鈕（回轉箭頭圖示）
  4. 在「退補登發票」視窗確認資料後點「確認退補登發票」

    系統依程式流程解除補登關係，並進行後續處理。

  5. 等待結果

    成功後列表會重新查詢，狀態會反映退補登結果。

3.3.4 交易沖正（類型 4）

已補登的交易金額、付款明細或商品明細需要調整時使用。

  1. 列表頁右上角點「發票補登」按鈕
  2. 切換到「交易沖正」分頁
  3. 輸入發票號碼並點「查詢發票」
  4. 確認原始交易資訊
  5. 填寫調整內容

    包含「調整後金額」、付款明細調整、商品明細調整與必填的「調整原因」。

  6. 確認後點「儲存」

    畫面提示交易沖正會先回收原始交易所產生的積點 / 票券，再依調整後金額重新計算。

3.3.5 查看補登紀錄詳情

  1. 列表中點任一紀錄功能欄的「查看」
  2. 檢視完整資料
    • 發票與交易基本資訊
    • 會員資訊
    • 支付方式與金額
    • 商品明細
    • 異動歷程（誰補登、何時、是否退補登過）

3.4 實務情境演練

1

會員拿發票來補登（最常見）

「我前天買東西忘了刷卡，這是發票，可以補嗎？」

處理流程：

  1. 檢視紙本發票：發票日期、發票號碼、店家、金額。
  2. 進入「發票補登」頁。
  3. 點「發票補登」按鈕。
  4. 輸入發票號碼 → 系統自動查出交易資訊。
  5. 核對畫面資訊與紙本一致。
  6. 輸入會員卡號 → 點「查詢」並確認會員資料。
  7. 點「儲存」 → 等待結果。
  8. 成功後告知會員補登已完成；點數、券或贈品等結果依系統後續處理為準。
2

會員退貨，已補登的發票要退

「我之前那個鍋子拿去退了，那次補登要退掉嗎？」

處理流程：

  1. 查詢該發票（用發票號或會員編號）。
  2. 找到對應補登紀錄，狀態應為「完成」。
  3. 點「退補登」按鈕。
  4. 確認退補登。
  5. 系統依退補登流程處理後續資料。
  6. 告知會員該筆補登已完成退補登處理，實際點數、券或贈品狀態以系統查詢結果為準。
如果會員已用掉點數

若退補登後會員資產狀態仍有疑問，請依系統查詢結果與主管指示處理。

3

補登錯了會員（A 的發票補到 B 身上）

「不好意思，我輸入的會員編號錯了，怎麼辦？」

處理流程：

  1. 找到剛剛錯誤的補登紀錄。
  2. 先「退補登」 → 把錯誤的綁定取消。
  3. 再點「發票補登」 → 用同一張發票重新補登到正確的會員。
  4. 確認新紀錄狀態。
  5. 告知正確會員已重新補登；點數、券或贈品等結果以系統後續處理為準。

3.5 常見問題（FAQ）

問題訊息或現象原因處理方式
「找不到該發票」 發票號碼輸入錯誤；或交易尚未同步至系統。 核對紙本發票號碼；若仍查不到，請依主管或資訊室流程處理。
「該發票已補登過」 系統已有此發票的補登紀錄。 用「查詢」找出該紀錄，看是不是同一位會員、是不是有人已先補了。
「發票在黑名單」 該發票被標記異常（如曾被舞弊、退換糾紛）。 不可自行強行補登；請會員留下發票，告知主管處理。
「會員不存在 / 已停用」 輸入的會員編號或卡號錯誤；或會員已被註銷。 先在「會員維護」確認會員狀態。
系統不允許補登 畫面或系統規則不允許補登。 請依主管或資訊室流程確認是否能例外處理；未核可前不要送出補登。
補登成功但會員說沒收到點數 活動計算或資產發送為背景處理，或補登紀錄仍需確認。 先查補登紀錄狀態與會員資產；仍有疑問請聯絡主管或資訊室。